作为领导的参谋助手和单位处理日常事物的秘书人员，每天不仅要与领导和同事打交道，而且还要接触许多各层面的来访者，从他们那里获取各种信息并为他们提供各式服务。在这种面对面的交流过程中，秘书人员不仅要注意自己的语言表达，还应特别注意自己的身体语言。秘书人员通过自己的眼神、面部表情、手势等诸多无声的身体动作或举止变化，将自己的口语形象化、生动化，以帮助谈话对象准确无误地领悟自己内心的真实想法，有效地防止因言语表达的空泛而带来的误解，以加深双方的理解。

著名心理学家赫拉别恩的研究结果表明：人们精妙地表达一个信息，即信息传播的总效果=70%的语言、38%的声音、55%的表情和动作。可见，身体语言在秘书人员与来访者沟通中的地位十分重要。秘书人员如果不重视自己的身体语言，就不能精确表达内心思想，有时甚至会使对方产生误会，影响工作的进展。

一、握手

秘书人员在接待来访者的过程中，握手是必不可少的礼节。一般来说，最文雅适度的握手应该是欣然张开手掌并果敢地伸出去，握住对方的手，像平握球拍那样，垂直摇动一至三次，然后立即松开。这种沉着、坚定的握手，是尊敬他人的表示。但在不同的环境里，同样的握手会传达出一些特有的信息。如，先伸手表示主动、热情，慢伸手表示不情愿、冷淡;紧握对方的手，表达你的尊敬和，漫不经心的握手，则带有轻视的意味，会让人产生不被尊重的感觉。

二、目光接触

眼睛是最能表达心理状态的器官。秘书人员在说话时，他的眼睛在什么时间看什么，持续了多长时间等，都能表达出潜在的心态。一般来说，秘书人员对他喜欢的人或关注的事，就愿意用眼睛去接触。反之，则会不由自主地避开。

三、面部表情

通过面部五官的细微变化，秘书人员可以流露出信任、怀疑、兴奋、犹豫等在口语中不好直接表达的内容，而人的面部表情主要集中在嘴部的笑容和头部动作上。同时，秘书人员的头部动作也能传递一些信息。如，把头向前伸，就表示对该事“兴趣极大”、“受到吸引”；把头向后仰，则表示对他人的话“缺乏兴趣”、“不以为然”；歪着脖子听，则表示“十分关注”你的话题，我将把它及时向领导汇报等。

四、保持交往的距离

人们在沟通过程中，要保持一定的距离，这个距离代表着彼此间的不同关系。一般地说，人们交往的空间距离主要有两种：第一种是亲密距离，彼此间保持16-45厘米的距离，在如此近的空间内随时都可能有身体的接触。通常这样近的空间，只与自己最亲近的人共享。第二种是礼貌距离，彼此之间大概要有120-200厘米，这是接待不熟悉客人的最好距离，距离超过这个范围，要么是表示高人一等，要么是表示对来人的冷漠。如果关系并不亲密，彼此间的距离太近，就会让人感到十分不安。因此，秘书人员在接受领导的工作布置，或接待因公来访的客人，或进行比较深入的工作协商时，大多采用这个距离。

在保持距离上，秘书人员还要注意两点：一是接待来访客人人数较少时，最好不要选择单位的大会客室，否则，会与来访者无形中拉大了空间距离。这样一来，对来访者而言，会产生敬畏而失去应有的亲切感。二是在接待带着火气来上访的群众时，要避免同对方隔桌就座，否则容易形成一种彼此防范和对立的气氛，使对方固执己见，进而陷入僵局。最好地座位布置是一条线安排，也就是让你与他并肩而坐，给来访者以目标一致，意气相投，愿意精诚合作的姿态。

总之，无声的身体语言是秘书人员更好地协调矛盾，解决问题的一种方式，运用不正确会损害机关形象，贻误工作，运用正确则会对工作大有裨益。同时，恰当的身体语言也是衡量每个秘书人员自身修养、工作水平高低的一个标准。