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会计电算化应建立哪些会计电算化内部管理制度

会计电算化应建立哪些会计电算化内部管理制度
樊日文 2018-08-08 15:04

2018-08-08 16:58最佳答案

(l)岗位责任制。会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记帐、电算维护、电算审查和数据分析等。
(2)操作管理制度。操作管理制度主要内容包括:
①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,指定专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件;
②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿;
③操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件;
④由专人保存必要的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
(3)硬件、软件和数据管理制度。硬件、软件和数据管理制度主要内容包括:
①保证机房设备安全和计算机正常运行,对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生;
②确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;
③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续;
④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施;
⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。
(4)电算化会计档案管理制度。电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以
及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括:
①由专人负责;
②防磁、防火、防潮和防尘,重要的会计档案应有备份,存放在两个不同的地点;
③采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制;
④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

其他回答(共7条)

  • 2018-08-08 17:58 齐建详

    1.建立岗位责任制会计电算化应用工作的岗位可分为基本会计岗位和会计电算化岗位。二者可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,各岗位人员要保持相对稳定。2.操作管理制度和硬件、软件维护制度操作管理主要是对系统的日常管理,保证系统正常、有效地运行。(1)操作权限电算主管一般具有最高权限;软件操作人员应严格按照特定的权限进行操作,凭证输入人员和审核记账人员不能是同一人;电算维护人员必须按有关的维护规定进行操作,除了系统维护员之外,其他人员不得直接打开数据库文件进行操作,不允许随意增删和修改数据、源数据和数据库文件结构;软件开发人员、专职电算维护员和档案保管员不允许进行系统性的操作。 

  • 2018-08-08 17:01 齐悦图

    会计电算化实施的内容
    企业要建立会计电算化系统,需要做哪些工作? 会计电算化系统的实施,应该包括哪些内容? 对这此问题认识不足,将导致整个会计电算化工作不能正确顺利进行。目前,在我国财会人员、会计电算化人员中仍有不少人员对上述问题持有种种片面的认识,主要有以下几种观点:
    ⒈ 会计电算化就是建立计算机会计信息系统的过程。
    这种观点认为,只要会计信息系统已建成,或者已购买到会计信息系统,企业的会计电算化工作就完成了。他们有时也认为会计电算化工作是一项系统工程,但却错误地认为,在开发会计信息系统时采用了系统工程的方法,就表明整个会计电算化过程是一项系统工程。这种观点的错误在于把会计电算化这一系统工程中的某一部分扩大为会计电算化的整个内容,从而忽略了其他的内容。
    ⒉ 会计电算化就是编程。
    认为会计电算化就是建立会计信息系统,而建立会计信息系统也就是编程工作。这种观点不仅忽略了会计电算化的其他内容,而且就是在建立会计信息系统时也抛弃了系统工程的方法,不进行系统分析设计,直接编程是这种观点的突出表现。
    ⒊ 会计电算化必须是一次建立一完整的电算化系统。
    这种观点认为会计电算化信息系统是一个不可分的整体,企业要建立会计电算化系统,就必须一步到位,健全所有的子系统,甚至扩大到整个企业管理信息系统。它忽略了会计电算化是系统工程的特点, 把系统工程多步骤多阶段性简化为单一阶段, 把会计信息系统多子系统的可分离性变为统一整体的不可他离性,从而也否认会计电 算化的过程是一项系统工程。
    ⒋会计电算化也就只是会计部门的工作采用电算化, 与其他部门的工作无关。认为会计电算化就是以计算机代替手工记帐、算帐、报帐,否认了会计信息子系统与管理信息系统其他子系统存在着密切的联系,从而也就把会计预测、会计控制以及会计辅助决策等众多内容从会计电算化工作中给抛弃了。由于这些片面观点的存在,影响了我国会计电算化事业的发展。那么会计电算化工作实施到底包括哪些内容?
    我们认为其主要内容如下所述:
    ⒈ 会计电算化工作的规划。
    它包括,根据企业发展的总目标和管理信息系统的总目标,明确会计电算化的总目标;并根据企业实际情况确定会计信息系统的总体结构,划分各子系统,并确认它们之间的联系;确定会计电算化工作目标实现的阶段和步骤,以及建立各子系统的先后顺序;确定会计电算化管理体制及组织机构方案,以及资金来源与预算等项内容。
    ⒉ 会计电算化信息系统的建立。
    包括实施人员组织、会计软件的取得、硬件及环境的购置安装、系统软件的配置、新旧系统内容的转换等内容。
    ⒊ 会计电算化信息系统的管理。
    包括人员管理、使用操作管理、维护管理、档案管理等。
    ⒋ 计算机审计及计算机舞弊。
    ⒌ 会计决策支持系统。
    这是会计信息系统的延伸。由上可以看出,会计电算化内容非常丰富,它不仅是一项复杂的系统工程,还是
    一个人机系统,忽略任一方面的内容,都是对会计电算化的片面认识,都会给会计电算化的实施带来不利的因素。
    二、会计电算化的目标
    会计电算化的目标,也就是会计电算化工作所要完成的任务,即通过现代化的手段,提高会计工作的地位,提高会计工作的效率和质量,促进管理的现代化,提高经济效益。
    具体包括如下内容:
    ⒈ 减轻财会人员劳动强度, 提高财会工作效率。
    利用计算机技术的特点,把繁杂的记帐、结帐、报帐工作交给高速的计算机处理,以减轻财会人员的劳动强度,并且由于计算机的精确性和确定性,可以避免手式操作难免产生的误差,以达至提高财会工作效率的目的。
    ⒉ 促进会计职能的转变。
    手工条件下,广大财会人员被繁重的手工核算工作所包围,没有时间和精力来更好地发挥会计参与管理、决策的职能;通过电算化,使财会人员解脱了繁重的手工操作,有时间和精力,也就有条件参与企业管理与决策,为提高企业现代化管理水平和提高经济效益服务。
    ⒊ 准确、 及时地提供会计信息。
    手式条件下,由于大量会计信息需要进行记录、加工、整理,使需要信息者不可 能及时得到财会信息,这不利于企业经营者掌握经济活动的最新情况和存在的问题;而电算化后,大量的信息都可以及时记录、汇总、分析、传送,保证向企业管理者准确、及时地提供会计信息。
    ⒋ 提高人员素质,促进会计工作规范化。
    会计电算化,给会计工作增添了新内容,从各方面要求会计人员提高自身素质,更新知识结构,一方面为了参与企业管理,要更多地学习经营管理知识,另一方面还必须掌握电子计算机的有关知识,好的会计基础工作和规范的业务处理程序,是实现会计电算化的前提条件, 所以会计电算化也要求促进会计工作的规范化。
    ⒌ 实现企业管理现代化, 提高企业经济效益。会计电算化是企业管理信息电算化的重要组成部分,企业管理信息电算化的目标及任务,就是要以现代化的方法去管理企业,提高经济效益。因而,会计电算化不仅
    要使会计工作本身现代化,最终目标是要使企业管理现代化 ,提高企业的经济效益。三、企业实施会计电算化的原则企业实施会计电算化不是随心所欲的,它必须考虑会计工作的特点和企业的现状,以及有关法律制度,遵循一定的原则,才能使企业实施会计电算化达到其最终目标。
    一般地,应考虑如下几项基本原则:
    ⒈ 合法性原则。
    即企业实施会计电算化的各项工作,都必须以有关法律制度为原则。
    第一,实施会计电算化,必须遵循我国的会计制度、财务制度及有关法律。
    第二,必须遵循财政、财务部门会计电算化管理制度。
    第三,还要遵循本企业的财务制度,以保证机构设置的合法性,岗位分工和人员职责的合法性,操作使用的合法性,输入、输出及内部处理的合法性, 输入数据的合法性及输出信息及格式的合法性。
    ⒉ 效益性原则。
    提高经济效益,是会计电算化的最终目的。提高经济效益,也要从两方面考虑,一是直接经济效益,即直接投入直接产出的效益;二是间接经济效益,即由于会计电算化而引起企业的现代化,产生的非直接经济效益。间接经济效益,虽然不能从表面上看到是由于企业实施电算化。
    以下几个方面值得特别注意:
    第一,在系统实施前,应从经济效益,技术力量,管理水平,各种约束条件进行全面分析,先进行整个系统的可行性分析,以确定是否具备条件进行会计电算化工作。第二,可行性研究要围绕企业的最终经济效益来开展。一般来说,评价电算化系统的经济效益,要从会计电算化能否节约企业的流动资金占用量, 能否准确、及时和全面地提供必须的信息, 能否提高企业管理工作 的 效率和质量, 以及决策水平等方面着眼。也就是说,要从计算机是现代化管理的辅助工具这个角度来评估它的效益。
    第三,在系统设计过程中,也应坚持效益性原则,力求降低设计开发成本,提高会计信息系统的质量。
    ⒊ 系统性原则。
    也就是以包括整体观点,关联观点,发展观点,最优观点在内的系统观点来进行会计电算化实施工作。要注意以下两点:
    第一,内部与外部相联系。
    会计部门作为企业管理中的一个重要部门,与其他职能部门是密切联系的,因此实施会计电算化时,应考虑包括各职能部门在内的企业整个管理工作的电算化工作,把会计信息系统作为企业管理信息系统中的一个子系统,既要分清各子系统的界面,又要留好各子系统之间的接口,并在数据结构设计上做到信息共享,减少数据冗余。第二,局部目标与整体目标相结合。电算化会计信息系统仍可分许多子系统,实施会计电算化,不可能一次全部完成各子系统,必须分阶段进行。这样,在进行部分子系统设计实施时,必须有全局的观点,考虑到与其他子系统的联接性,使逐个实施的子系统全部完工后能组成高质量的整个会计信息系统,而不能只考虑局部的优化,以至影响整修系统的完美组合和高质量性。
    ⒋ 规范性原则。
    包括系统设计的规范性,管理制度的规范性,数据信息的规范性等。这些规范性的要求,可以使系统实施避免二义性,避免由于人的主观因素而造成的系统实施的偏差,从而避免会计电算化工作失败的可能性。
    ⒌ 可靠性原则。
    可靠性是会计电算化系统能否实际使用的前提。影响系统可靠性的因素很多,主要考虑以下三个方面:
    第一,准确性,即输入数据及操作的准确性,在易出现错误和失误的地方,建立尽可能完善的检错和纠错系统,进行重点防护,保证输入数据及操作的准确性。
    第二,安全性,要求有一套完善的管理制度和技术方法,防止系统被非法使用,数据丢失及非法改动,此外还应有系统破坏后的恢复功能等。
    第三,易扩充性,即整个系统在运行周期内,由于环境条件的变化,从而要求系统随之进行改变的难易程度,易扩充性要求对系统的修改和扩充能够非常容易地进行。
    6. 易用性原则。
    易用性也就是易操作性。会计信息系统的使用者是会计人员,因此系统必须尽可能地方便用户,要具有友好的界面,准确简明的操作提示,简单方便的操作过程,并要求尽可能地使用会计术语,使会计人员一学既会。
    企业实施会计电算化的条件
    会计电算化是一项复杂的系统工程,会计信息系统是一个人机系统,因此企业实施会计电算化,必须有先决条件,企业具备了这些条件,就可以很好地开展会计电算化工作。
    这些条件主要是:
    一、企业的客观需要
    指企业对开展会计电算化工作的迫切程度。企业对会计电算化的客观需要,决定了企业会计电算化的目标、任务,是当前开展会计电算化工作的前提。其实,在开发电算化会计信息系统之前,企业会计信息系统也存在,是否要开发新的电算化会计信息系统,取决于原信息系统能否满足企业的需要。对多数企业来说,原来的手工会计信息系统越来越不适应市场经济的新情况,迫切需要进行会电算化,但是也有一 部分小企业,由于其业务量不大,手式系统亦能很好地满足企业的需求,因此也就没有必要强迫它实施电算化会计信息系统,否则既浪费了人财物,对企业的济效益也不会有什么提高。
    二、领导的重视
    企业实施会计电算化,几乎涉及企业的所有部门和人员,同时还涉及管理机构及管理体制的变动,这都需要企业领导出面组织和协调。没有领导的重视与支持,企业实施会计电算化所遇到的问题,如:人员配置,资金问题,部门间的合作与协调,配套改革等,将很难得到解决。因此,在会计电算化工作中企业财务部门负责人应领导该项工作,有条件时还可吸收有关部门领导组成电算化领导小组,领导整个企业的会计电算化工作。
    三、 良好的管理基础工作,尤其是会计基础工作
    管理基础主要指有一套比较全面、规范的管理制度和方法,以及较完整的规范化的数据;会计基础工作主要指会计制度是否健全,核算规程是否规范,基础数据是否准确、完整等,这是搞好电算化工作的重要保证。这是因为计算机处理会计业务,必须是事先设置好的处理方法,因而要求会计数据输入、业务处理及有关制度都必须规范化、标准化,才能使电算化会计信息系统顺利进行。没有很好的基础工作,电算化会计信息系统无法处理无规律、不规范的会计数据,电算化工作的开展将遇到重重困难。对于基础较差的企业,应不急于开展会计电算化工作,应首先提高管理水平,规范会计、财务制度,改善基础工作,为开展会计电算化工作积极创造条件。
    四、专业人员的合理配置
    实施会计电算化,将改变原手工会计信息系统的岗位分工与职能, 单纯的财会人员,已不能满足会计电算化后的工作需要,必须另外配置与电算化工作有关的专业人员, 以负责会计电算化工作的管理以及项目开发和系统运行、维护等。
    第一 要配备一名会计电算化工作的管理人员,负责会计电算化工作的规划、项目开发、计划、组织和运行管理,这是会计电算化工作顺利进行的保证;;
    第二 应配备硬件维护员, 负责整个电算化系统硬件的维护、维修工作,考虑到有些企业电算化工作范围较小等特点,硬件维护员可以是兼职的;
    第三,无论是自选开发,或者购买软件,都需要配备既懂计算机又熟悉财会业务的专门人才,他们可以参与系统设计开发,又负责系统运行的一些维护工作,使电算化会计信息系统的一般维护工作能够由企业自己处理,保证会计电算化工作的顺利进行。
    五、经费保证
    实施会计电算化工作需要专门人才,也需要软件及硬件设备,这些都需要有一定的投资,为了保证会计电算化工作的顺利开展,所需经费必须有来源,所需数额也必须控制确定。会计电算化所需的费用分初期投资费用和日常费用两种。初期投资费用包括,购买硬件及系统软件所需费用,应用软件取得所需费用,基建费用,人员培训费用等。日常费用主要包括,所需消耗品费用和日常维护费用。会计电算化所需费用,根据电算化会计信息系统的建立方法和规模不同,数额也不相同,甚至相关很大,要具体情况具体分析,使所需经费必须确有保证,并且又不浪费。
    会计电算化管理体制与组织机构设置的选择
    实施会计电算化必然会对会计工作及其组织机构产生一定的影响,为了适应电算化的要求,必须探求和设置与之相适应的机构。有以下几种情况:
    ⒈ 集中管理方式。 这种形式把会计电算化工作,包括管理、开发和使用维护等都放在企业计算中心,财务部不设数据处理部门,也不安装计算机设备。财务部门定期按规定向计算中心提供核算和管理所需的数据,由计算中心负责会计电算化的日常运行。在这种情况下,财务部门的组织机构一般不作大的变动,除了一些业务由计算机处理外,许多工作仍由手工来完成。这种方式有利于充分发挥计算机作用,提高数据共享程度,避免重复开发,也有利于企业统一领导、规划和组织。但是,集中管理 也有很大的缺点。第一,计算中心人员和财务人员不能很好地协作,各自不了解对方的知识和业务特点,各自偏重本单位情况,往往导致系统质量低,实用性较差等情况;第二,各部门极易产生依赖思想,认为开展电算化工作是计算中心的事,从而不能很好地配合和支持系统的实施和运行,影响会计电算化工作的正常进行。
    ⒉ 分散管理方式。
    在这种方式下,企业财会部门单独配备计算机等设备,并配备一定的专业人员,会计电算化工作的实施,完全由财会部门负责进行,计算中心将不再参与。分散管理的优点是,第一,能调动财会部门的积极性;第二,能根据财会部门的实际需要,分期分批解决急需电算化的项目,并且实用性强、投资少、见效快。其缺点也是明显的;一是缺乏整体考虑,各部门都可能从各自的目标出发,不考虑相互之间的联系,数据不能共享,系统效益不高;二是各业务部门都需要配置计算机专门人员,否则影响系统实施,平时遇到的简单问题及维护工作,都不能及时处理。这种方式一般不可取。
    ⒊ 集中管理下的分散组织形式。 在这种形式下,企业设立专门的机构,统一负责全厂计算机应用规划工作。规划工作包括企业电算化的总体规划,管理信息系统总体设计及子系统划分,统一编码,对所用机型等做出统一安排,指导各业务部门开展电算化工作,若企业已设立计算中心,专门机构的设置就可以以计算中心为主体设置。这种方式,既照顾了各业务部门的特点,又能统一管理组织,是目前一种较理想的组织形式。在这种方式下,实施会计电算化后,就需要调整财务部门的内部组织机构,岗位与职能都可能发生变化。
    下图所示,是一种电算化后机构设置形式:
    财务负责人
    管 数 数 财
    理 据 据 务
    开 准 处 管
    发 备 理 理
    维 人 人 组
    护 员 员


    管理、开发、维护人员负责会计电算化工作的规划,参与系统开发工作 (如果自选开发的话) ,并负责日后的维护工作;数据准备人员负责电算化会计信息系统的运行工作、包括输入、运行、输出等工作;财务管理组负责一些财务日常管理工作( 这些工作一般计算机难以直接处理),并参与企业的管理工作。
    商品化会计软件选择
    购买商品化会计软件是会计电算化的发展趋势之一。一般地,不仅会计业务较少、处理简单的单位使用商品化软件,就是会计业务处理较复杂的大中型企业,也可以购买商品化软件,而对于本单位特殊的需求,再进行二次开发,丰富商品化软件的功能,这样既省时,又省费用,是个事业单位实现会计电算化的有效途径。
    商品化会计软件,版本众多,各具特点,在选择软件时,应从以下几方面进行考虑:
    一、软件的性能特点
    ⒈ 合法性。
    合法性是指软件应符合现行化管理所需的财会信息。一方面,要求核算工作中体现现行会计制度及其他财经法规的要求,另一方面要求核算软件能够提供准确可靠的会计信息,满足管理的要求。对商品化会计软件的合法性来说,主要应满足财政部颁布的《会计核算软件管理的几项规定(试行)》中对会计软件的十条基本要求。即:
    (1).软件提供的数据输入项目, 满足财政部或财政部审核批准的现行会计制度的规定。
    (2).软件提供用户的会计科目编码方案符合财政部或财政部审核批准的会计制度中有关会计科目编码方案的规定。
    (3).软件具有必要的防范会计数据输入差错的功能。
    (4).软件的计算和结帐功能符合财政部或财政部审核批准的现行会计核算制度的规定。
    (5).经计算机登帐处理的系统内会计凭证及据以登记的相应帐薄, 软件只能提供留有痕迹的更正功能。
    (6).软件具有按规定打印输出各种帐本以及必要的查询功能, 打印输出的帐页连续编号。
    (7).对计算机根据已输入的会计凭证和据以登记的相应帐本生成的各种报表数据, 软件无修改功能。
    (8).软件具有防止非指定人员擅自使用和对指定操作人员实现使用权限控制的功能。
    (9).对存储在磁性介质或在其它介质上的程序文件和相应的数据文件, 软件有必要的保护措施。
    (10). 软件具有在计算机发生故障或由于其它原因引起内外存会计数据破坏的情况下,使用原有数据恢复到最近状态的功能。
    此外,商品化会计软件还应满足《规定》中其他有关规定,比如设置的功能应保证日记帐每日打印等。
    ⒉ 安全可靠性。
    安全性指软件防止会计信息被泄漏和破坏的能力。可靠性是指商品化软件防错,查错,纠错的能力,防止产生不正确的会计信息的能力。评价商品化会计软件的安全可靠性,主要是考察把软件提供的各种可靠性保证措施结合起来,是否能有效地防止差错的发生,在发生时能否及时查出并能进行修改;安全性保证措施是否能有效地防止会计信息的泄漏和破坏。
    为了达到安全可靠性指标,系统本身都设有多种控制措施,如权限设置,复核功能设置,各种校验功能设置,处理顺序控制,采用信息加密技术和存取控制技术,设立备份和恢复功能等, 可以有效地保证软件的安全可靠性,但由于购买软件时,不可能得到详细的源程序代码等技术文档,对安全可靠性审查主要通过测试软件来进行。
    ⒊ 易使用性。
    主要指软件系统易帮考网用易懂的性能。可以考察如下几方面:
    (1).界面的友好性。会计软件的界面是否简洁明了, 提示是否清楚丰富, 所用语言是否符合财会人员的习惯, 输入输出的格式是否规范, 这些构成了界面友好性的主要内容。
    (2).厂家提供资料的质量如何, 特别是培训资料, 其内容是否完整, 内容是否易帮考网懂, 各种各种叙述是否清楚明了, 手册中的范例是否恰当实用。
    (3).软件是否便于操作, 包括如下方面: 操作是否简单; 各种自定义功能及控制措施的使用是否简洁实用; 自动化程度是否很高; 辅助功能及服务功能是否丰富实用等。
    ⒋ 易适应性。
    指软件能很好地适应企业财务处理的具体情况,并在企业财务工作内容发生变化时,软件也能方便地适应这些变化的程度。比如,科目的变化,报表格式及内容的变化,各种比率的变化,以及核算内容的变化等,软件能否方便地适应这些变化。另外,象可维护性,可审计性,可移植性等亦需加以考虑,在此不再详叙。
    5.软件运行平台
    当前由于大型、集成性的需要,对软件的运行环境,如:网络环境、数据库环境也成为选择商品化软件的重要因素。
    二、软件的功能
    ⒈ 主处理功能 。
    要完成会计业务的一般工作,正确处理会计业务流程,进行填制会计凭证,登记会计帐本,输出财会信息等工作。一般商品化软件,主处理功能都比较齐全,不管是帐务子系统还是其他子系统,都不可缺少地拥有输入功能,处理功能和输出功能,但格式和处理方法各有不同。
    ⒉ 辅助功能。
    这是为主处理功能服务的,提供各种功能,以方便主处理功能的完满完成。没有这些功能, 主处理功能也照样能完成,但有了这些辅辅助功能,使系统使用起来更加方便。辅助功能包括提示功能、帮助功能、引导操作功能、全屏编辑功能、辅助计算器等一切有利于用户使用软件系统的所有功能。
    ⒊ 服务功能。
    这是 AIS系统有别于其他系统的特殊功能之一,它担负着会计信息系统的后勤保障任务, 从而保证会计信息系统的正常运行。它包括:重建索引文件,以恢复被破坏的数据秩序,复制会计数据档案,以防其丢失,恢复会计信息系统以及其已失或已被破坏的数据,清理存储空间等功能。
    ⒋ 控制功能。
    它完成内部控制在会计信息系统中的任务,制约会计信息系统按规范的、正确的会计工作流程进行处理,并防止非法的和错误的输入、输出以及操作处理。它包括:输入数据的正确性控制(包括性质、长度、范围等),输出内容使用的控制, 正确处理顺序和方式的控制, 使用权限的控制等系统控制功能。虽然控制功能不象其他功能可以直接从界面上看出,但它们确实存在于整个系统中,而且是必不可少的,控制功能越丰富,系统安全性越高,系统正常运行就越有保证。
    三、厂家售后服务
    购买商品化会计软件,售后服务至关重要。一般厂家都为用户提供售后服务,然而各厂家所提供售后服务的方式和内容都不尽相同,因此在考察厂家今后服务时,应注意以下几个方面:
    ⒈ 售后服务的内容: 一般应包括用户培训、日常维护、系统初始化、二次开发版本升级等。
    ⒉ 厂家维护能力: 厂家维护能力取决于维护人员的数量和质量,以及软件厂家商品化软件的销售量。
    ⒊ 维护费用:维护费用的交纳方式及数量,也是重点需要考虑的内容之一。
    ⒋ 维护方式: 即售后服务的具体办法。包括:是否终身维护、是否上门维护、是由总公司维护还是由本地维护点维护,维护是否及时等。
    四、本单位财会业务的特点
    ⒈行业特点。每个行业的会计工作都有其特殊性,财政部在制定会计制度时,也是分行业分别制定的,从而决定了各单位购买财会软件时,必须考虑各行业的特点。比如工业企业与商品流通企业的会计工作,在具体核算上,其内容和标准也不尽相同,其他各行业也是如此。当然, 通用商品化软件的某些功能是可以在某几个行业甚至各行业中通用,但购买软件,在满足财会工作的共性时,更要满足其特殊性,这样才能真正发挥其作用。
    ⒉本单位会计核算的特点。企业规模的大小,会计业务需要处理的数据量的多少,会计核算精确度的高低,以及是否是分级核算,这都将决定购买软件的性质和功能。具体需要考虑如下内容:
    (1) 企业日(或月)处理凭证的总数;
    (2) 企业会计科目的分级与长度;
    (3)会计数据的最大值与最小值;
    (4)每月所要保存的会计数据量;
    (5)企业的规模及会计工作的分工。另外还需考虑本企业发展速度对上述各项影响,以及企业的资金效益等情况。
    五、费用
    一般地,商品化会计软件的购置费用包括如下:
    ⒈ 软件费用;
    ⒉ 资料费用及培训费用;
    ⒊ 安装费;
    ⒋ 售后服务费用;
    ⒌ 其他配套费用, 如专为商品化会计软件配置的系统软件,及防病毒软件的购置费用;
    ⒍ 网络软件, 增加工作站的费用。
    考虑费用问题时,不能仅以总费用高低来进行选择,应与软件的质量和满足需要的程度综合考虑,以求选择既能满足会计处理的要求,性能价格比又是最优的软件.
    硬件及环境设施的配置
    计算机硬件主要指主机及其辅助设备, 包括计算机、外设及UPS不间断电源等。计算机硬件是电算化会计信息系统运行的物质基础,硬件配置的好坏直接影响到电算化会计信息系统的质量和运行状况。选择硬件设备,应根据制定的会计电算化发展计划,所选软件的要求及单位经济力量等因素统筹考虑。下面分项进行说明:
    一、主机和处理速度
    微机的工作速度主要由其主频决定,现在微机的主频一般为90Mhz、100Mhz、133Mhz等,主频越高,速度越快。另外,硬盘的存取速度对主机处理速度也有影响,硬盘的平均存取速度越快,主机处理速度亦越快。
    二、内存
    即内部存储器的存储容量,以字节来表示。对内存的要求, 应以能保证软件系统能正常运行为最低限度。微机的内存, 最低为640K,高档微机的内存,一般是8M-16M。一般的商品化软件在1M内存的微机上,就可以正常运行。但对WINDOWS版财务软件,多数据的内存配置应为工作站8M以上、服务器16M以上。而对于客户机/服务器结构的财务软件,服务器一般要求在32M以上。
    三、硬盘
    是外部存储器中最常见的一种, 其存储容量的大小也用字节表示。硬盘容量的大小,应根据本单位日常所存数据量的大小来决定,现在的微机硬盘可以高达几个G(千兆),均可满足要求。
    四、打印机

  • 2018-08-08 16:55 齐智磊

    会计电算化内部管理制度
    第一章 总 则
    一、
    会计电算化管理是会计电算化工作的重要内容,为推动集团公司会计电算化工作的健康发展,保证会计信息处理和存储的合法、安全、准确、可靠,根据>和财政部>、财政部>、财政部>以及广州市财政局会计电算化的有关规定,特制定本管理办法。
    二、开展会计电算化工作,是促进会计基础工作规范化和加强财务管理水平,高经济效益的重要手段和有效措施。各单位要把会计电算化作为提高会计工作质量和建立现代企业制度的一项要工作来抓。
    三、逐步提高会计人员的电算化操作水平,使一部分会计人员能够负责会计软件的维护,并培养部分会计人员逐步掌握会计电算化数据分析工作。
    四、讲求效益,处理好及时更新技术设备与勤俭节约的关系,既不盲目追求最新技术和先进设备,也不忽视技术的发展趋势,造成设备过快陈旧过时。
    五、统一应用财务管理软件。为适应财务管理网络化,提高企业管理水平的要,我集团公司所属单位统一采用“金蝶k3系统”作为财务管理软件。并为以后与其他信息系统的联网做好准备工作,逐步建立以会计电算化为核心的集团公司信息管理系统,做到单位内部信息资源共享,充分发挥会计电算化在经营管理中的作。
    第二章 替代手工记账验收条件
    一、
    采用电子计算机替代手工记账,是指应用会计软件输入会计数据,由电子计算机对会计数据进行处理,并打印输出会计资料。替代手工记账是会计电算化的基本目标。
    二、集团公司获得市财政局授权成立会计电算化验收小组,自行验收集团公司所属单位的会计电算化工作并报市财局会计处批准。
    三、替代手工记账的单位,应具备以下条件;
    1、 配备了“金蝶k3系统”财务软件、相应的计算机硬件及机房空调设备;
    2、
    配备了相应的会计电算化工作人员。所有会计从业人员必须具备会计电算化初级培训资格,使用网络财务软件单位必须至少具备一名以上会计电算化中级维护员;
    3、 执行集团公司内部管理制度;
    4、
    “金蝶k3系统”(下称k3系统)与原总公司自行开发的会计核算软件(以下称旧软件)或手工帐表(未电算化单位)并行3个月以上,且新旧核算软件的结果数据相一致;如果新旧软件核算结果不一致,并且不一致原因不属人为错误,可由专人查明原因,并向验收小组提供书面报告;
    5、 新旧软件并行期间,新旧软件所有核算结果会计资料都必须装订成册,作为会计档案保存,并作为验收的主要依据。
    6、 记账凭证类别使用统一记账凭证,以适应会计电算化工作的需要;
    7、 提前一周填写广州市财政局会计处规定的标准格式申请表向集团公司会计电算化验收小组提出书面申请。
    第三章 会计电算化岗位责任制
    一、 建立会计电算化岗位责任制,要明确每个工作岗位的职责范围,切实做到“事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查”。
    二、会计电算化岗位可设电算主管、软件操作员、审核员、电算维护员、电算审查员、数据分析员和出纳岗位、档案管理员。
    1、 电算主管:全面负责集团公司会计电算化工作,制订电算化发展规划、总体方案及操作人员的权限控制;
    2、
    软件录入员:编制记账凭证,并负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入工作,输出记账凭证、会计账簿、报表,进行部分会计数据处理工作,要求达到会计电算化初级知识培训的水平;
    3、
    审核员:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认;
    4、
    电算维护员:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据;对软件所需的维护和升级负责同软件供应商进行联络;对财务部门无法解决的硬件问题负责同计算机中心联系;
    5、 电算审查员:负责监督计算机及财务软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊,此岗位由计算机中心和审计室有关人员兼任;
    6、 数据分析员:负责对计算机的会计数据进行分析,提供有关分析资料供领导决策参考。
    7、 出纳:只能使用“现金管理”模块。
    8、 档案管理员:负责财务软件和会计资料档案的管理。
    三、各单位可根据实际情况,在不违反内部牵制制度的前提下,交叉设置各岗位,但要保持相对稳定。出纳只能使用“现金管理”模块,录入员和审核员必须分设。
    第四章 会计电算化操作管理制度
    一、 明确规定上机操作人员对财务软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,杜绝未经授权人员操作财务软件;
    二、操作人员离开机房前,应执行相应命令退出财务软件;
    三、凡需要修改财务软件,必须书面提出修改理由、修改内容,报集团公司财务部,由财务部统一向金蝶公司协商;
    四、一切修改操作必须在界面菜单下操作,严禁擅自打开数据库强行修改。
    五、审核通过或已登帐的机内凭证,系统不提供修改功能。发现已经录入并审核通过或已登帐的记账凭证有误时,只能采用留有痕迹的修改。
    第五章 计算机硬件管理制度
    一、
    计算机硬件及机房网络设备由具有电脑硬件基础知识的程序员负责管理,集团公司电脑室设兼职计算机病毒监察员对整个集团公司的计算机病毒进行监测。
    二、
    计算机房工作时必须自觉保持清洁,不得将与工作无关的其他物品(尤其是对电脑正常工作有害的物品及易燃物品)带入电脑机房。严禁在电脑机房内吸烟。严禁随意拔插电脑机房的电源设备。
    三、 电脑机房必须配备空调设备,保持适当的温度、湿度环境。
    四、
    上机前应首先检查电源和设备运行是否正常,如发现问题应及时报告,经过电算维护员检查认可、才能使用。尤其是在计算机设备发生严重故障时,不得随意自行检修,应及时报告电脑室,等候检修。
    五、 限定服务器操作权,不得随意改变服务器的设置。
    六、 遇到突发性停电时,应立即退出系统、关机、关电源;
    七、 下班前,必须检查机器设备是否已关好,关切断所有电源。
    第六章 软件和数据管理制度
    一、会计核算软件必须有独立的硬盘或子目录。不得与其他软件混淆放置;
    二、计算机硬件和软件出现故障时,电算维护员在确认有关数据已作备份后,可进行排除障碍的有关措施;如无法解决,可根据情况通知计算机中心或金蝶公司有关人员,寻求解决办法;
    三、软件操作员根据审核通过的原始凭证编制记账凭证并及时打印,附上原始凭证并经审核员进行二次审核正确后存放保管,以备装订存档;
    四、每次输入的会计凭证都必须备份存盘,月底结账后即应把当月会计数据备份入磁盘或光盘中储存管理;
    五、科目汇总可以分期或按月进行,其中,八栏式本期科目汇总表可替代总账账簿使用;
    六、现金、银行存款日记账按月打印;其他账簿每年打印两次:第一次在上半年结束后30天内打印;第二次在年度结束后45天内打印。根据实际情况,发生业务少的,可满页打印,但应保证每年至少打印一次。
    七、会计报表的编制、打印输出要根据财务制度的规定设置公式编制。各种报表需经软件操作员、审核员、电算主管签章确认后方为正式报表。报表必须通过设定取数公式编制,不得用非正常手段进行填制;报表的数据必须与结账结果相符,表内表间数据的勾稽关系必须正确无误,取数公式一经设定,必须保持不变,如需修改,需保存书面报告。
    八、输出数据未经本单位财务主管许可,严禁擅自携带外出和外借。
    九、确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的修改;对磁性介质存放的数据要保存双备份:一份存放档案室,一份存放财务部;
    十、对正在使用的应用会计核算软件进行修改、升级和计算机硬件设备进行更换等工作,必须保证实际会计数据的连续和安全;由电算维护员办理审批手续,经过电算主管和计算机中心有关负责人同意后,由电算主管、电算维护员、计算机有关人员进行监督,并要求软件供应商协同操作;
    十一、为防止外来病毒感染,在未进行有效病毒检测前,任何人不得使用外来磁盘在会计核算用电脑上进行任何操作。不得随意将会计用磁盘在其他电脑上操作。
    十二、会计档案包括会计资料和会计软件。存档的会计档案,要每年进行检查、复制,防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失;
    第七章 附则
    一、本“管理制度”适用于集团公司正式实行会计电算化的单位。由财务部负责解释。
    二、本制度在执行时如与上级有关财务制度和会计电算化规定有出入,则以上级规定为准。
    三、本制度自通过验收之日起执行。

  • 2018-08-08 16:52 连书耀

    开展会计电算化的单位应当根据工作需要,建立健全以下管理制度: (1)岗位责任制。会计电算化岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。工作岗位包括电算主管、软件操作、审核记账、电算维护、电算审查和数据分析等。 (2)操作管理制度。操作管理制度主要内容包括:①明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,指定专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件;②预防已输入计算机的会计凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿;③操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件;④由专人保存必要的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。 (3)硬件、软件和数据管理制度。硬件、软件和数据管理制度主要内容包括:①保证机房设备安全和计算机正常运行,对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生;②确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;③对正使用的会计软件进行修改、升级等要有审批手续;④健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施;⑤健全必要的防治计算机病毒的措施。 (4)电算化会计档案管理制度。电算化会计档案包括存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的以书面形式保存的会计数据。建立电算化会计档案管理制度的主要内容包括:①由专人负责;②防磁、防火、防潮和防尘,重要的会计档案应有备份,存放在两个不同的地点;③采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制;④会计软件的全套文档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的5年。

  • 2018-08-08 16:01 樊文红

    1 目前会计电算化应用中存在的一些问题
    1.1 财会专业人员计算机知识的欠缺
    大部分会计人员业务经验丰富,但计算机知识较匮乏,虽说能够基本利用计算机处理会计业务工作,但对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,一旦微机出现故障或与平常见到的界面不同时,就束手无策,即使厂家在安装会计软件时都做了系统的培训,但一些从未接触过计算机的会计人员入门还是很慢,而且在上机时经常出现误操作,一旦出错,可能就会使自己很长时间的工作成果付诸东流,使系统数据丢失,导致系统不能正常运行,更严重的导致系统崩溃。因此,既懂电脑又懂会计理论知识的复合型财务人员的缺乏已成为各单位实施会计电算化工作的主要障碍之一。
    1.2 现行会计分工模式不利于会计电算化的发展
    目前部分单位实现会计电算化后,会计人员的岗位仍机械的套用原来的分工模式,这种分工使得各岗位之间不能起到相互制约、相互监督、相互控制的作用,因此传统的分工模式不利于会计电算化工作的顺利开展。
    1.3 会计电算化后,会计制度没有作相应的修改
    现行的会计制度主要是以手工核算为基础的,应用会计电算化后,从账户设置、账户登记方法和账务处理程序到会计工作的组织、会计系统设计、内部管理和控制、会计档案的保存介质和方法都发生了变化,因此必须根据会计电算化的特点,对财务会计制度做出相应的修改,以完善制度,规范管理。
    1.4 数据备份隐患多
    部分单位不能坚持每天备份,致使机器一旦出现故障,部分账务数据丢失,而且备份的数据盘没有定期检查,一旦发生问题没有相应的补救措施。绝大多数单位只用软盘备份,而软盘存在着容量小、易出故障、成本高等缺陷。
    1.5 会计电算化后档案管理的缺陷
    会计电算化档案的保管是重要的会计基础工作,计算机替代手工记账后,会计档案增加了新的内容,必须对电算化会计资料的范围、存储方式、存放环境等建立相应的会计档案管理制度,以加强实施电算化后对会计电算化档案的管理。而现在有很多单位不能把会计档案单独建立会计档案室,使会计原始凭证、帐表和会计电算化备份后的资料也难以得到好的保管。
    1.6 目前使用的财务管理软件缺乏审计功能
    现在绝大多数的会计软件缺乏对其系统控制、电算过程和结果进行审计,无法解决会计事项的原始数据是否真实这一至关重要的问题,电算化只是对已输入会计数据的计算上和报表账本生成上替代了人工,加上实现会计电算化后内部控制本质上的变化,对会计信息系统事实上存在着人为干预和利润调节的可能,以及提供原始数据虚假性的可能,会计电算化软件并不能有效地防止作假账和会计信息失真的问题。
    2 针对会计电算化存在的问题提出以下建议
    2.1 培养复合型的会计人才,以适应会计电算化的要求
    会计电算化的应用,给会计工作增添了新内容,对会计人员提出了更高的要求,既要求会计人员要掌握一定的会计专业知识和财务管理知识,还要掌握相关的计算机知识,以及财务软件的使用技术及保养、维护。只有掌握了丰富的会计知识、财务管理知识以及计算机知识,才能根据本单位的自身特点, 利用会计电算化知识,做好会计核算工作并为单位预测和控制等经营管理工作服务,因此,各单位在实行会计电算化的过程中,更应注重培养会计电算化管理的复合型人才,以达到一专多能,促进会计电算化的顺利发展。
    2.2 根据会计电算化工作的要求,会计岗位应作相应的调整
    根据会计电算化工作的特点,企业实现会计电算化后应由传统的以总账报表岗位为中心转变为以系统管理岗位为核心的岗位架构。具体地说,会计电算化设置的会计工作岗位和工作职责如下:①电算主管:负责计算机及会计软件系统的运行工作。②制证人员:负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据,输出记账凭证。③审核记账:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内账簿,对打印输出的账簿、报表进行确认。④电算维护:保证计算机软件、硬件的正常运行,管理机内会计数据。⑤电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊。⑥数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析,为单位预测、决策和控制提供可靠的信息。
    2.3 依据会计电算化的特点,应重新制定或修正会计制度
    实现会计电算化的单位,应及时对下列会计制度进行修订,即:财务会计岗位责任管理、操作管理规程、定期维护管理、机房管理、档案管理、财务管理、计算机病毒的防治等各项规章制度和保障机制,确保系统高效、安全运行,充分体现会计电算化的优势。
    2.4 做好日常数据备份工作,是确保会计电算化工作安全运行的前提
    实现会计电算化的单位,在日常工作中,应遵循会计电算化法规的要求,坚持做到每天进行财务数据备份,并分处分人保管,随着光盘存储技术的日趋成熟和价格的逐步下调,各单位应采用光盘存储数据。
    2.5 加强电算化会计档案管理,是提高财务管理水平的关键
    电算化会计档案是指在一定的时间间隔内,如一个会计年度,把计算机系统中的所有会计数据拷贝(备份)存储到磁性介质或光盘上,从而脱离于原计算机系统的会计档案。为了更有效地做好电算化会计档案管理工作,我们必须根据电算化会计档案的特点,分别做好会计档案的收集、管理、保存和利用等方面的工作。
    财务部门应把财务数据的备份文件保存好,以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统。由于会计电算化档案是存储在磁性介质或光盘上的,根据这些信息载体的物理特性,在形成这些档案时应准备双份即采用“AB备份法”进行数据的备份,并且每份上要注明形成档案时的时间与操作员姓名,存放在两个不同的地点,以防止意外情况引起整个会计电算化系统的毁灭与系统的不可恢复性。在保存这些档案时应远离磁场,注意防潮、防尘等。对采用磁性介质保存的档案,还应定期进行检查、复制,防止由于磁性介质的损坏而使会计档案丢失,造成无法挽救的损失。
    此外,还应注意电算化会计档案与对应的财务软件版本的一致性。因为在不同版本软件下形成的会计档案其会计数据的结构有可能不同,这就有可能产生会计档案不能被调阅或产生某些意料外的错误。因此,会计电算化档案除保存各版本的备份财务数据外,还应保存对应版本的会计电算化软件系统版本,二者的一致性是非常必要的。
    2.6 加强会计电算化环境中内部管理和控制
    由于会计电算化软件缺乏审计功能,因此各单位在实现会计电算化后,必须根据计算机软硬件的特点建立新的内部控制制度,如:企业内部操作管理制度;计算机硬件和软件管理制度以及加强防止电算化犯罪的法制建设等。通过各种有效的方法和程序,保证会计电算化环境提供的数据正确、公正和安全。有效地防止计算机输入非法数据,篡改会计数据或破坏磁介质中的会计数据等舞弊犯罪行为,提高会计电算化环境中会计数据的可靠性和真实性。
    以上这些问题是会计电算化进程中经常遇到而又必须重视和及时解决的问题,如若重视并及时解决这些问题,它必然会促进我国会计电算化向更深层次发展,最大程度地提高会计工作水平和会计信息的质量,更好地为提高各级企、事业单位现代化管理水平和提高经济效益服务。

  • 2018-08-08 15:58 龙小琴

    一、开展会计电算化的单位应根据工作需要,建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度,保证会计电算化工作的顺利开展。
    二、建立会计电算化岗位责任制,要明确各个工作岗位的职责范围,切实做到事事有人管,人人有专责,办事有要求,工作有检查。
    会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。
    三、电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下:
    1.电算主管:负责协调计算机及会计软件系统的运行工作,要求具备会计和计算机知识,以及相关的会计电算化组织管理的经验。电算化主管可由会计主管兼任,采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位,应设立此岗位。
    2.软件操作:负责输入记帐凭证和原始凭证等会计数据,输出记帐凭证、会计帐簿、报表,和进行部分会计数据处理工作,要求具备会计软件操作知识,达到会计电算化初级知识培训的水平;各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
    3.审核记帐:负责对输入计算机的会计数据(记帐凭证和原始凭证等)进行审核,操作会计软件登记机内帐簿,对打印输出的帐簿、报表进行确认;此岗要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化初级知识培训的水平,可由主管会计兼任。
    4.电算维护:负责保证计算机硬件、软件的正常运行,管理机内会计数据;此岗要求具备计算机和会计知识,经过会计电算化中级知识培训;采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位,应设立此岗位,此岗在大中型企业中应由专职人员担任。
    5.电算审查:负责监督计算机及会计软件系统的运行,防止利用计算机进行舞弊;要求具备会计和计算机知识,达到会计电算化中级知识培训的水平,此岗可由会计稽核人员兼任;采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位,可设立此岗位。
    6.数据分析:负责对计算机内的会计数据进行分析,要求具备计算机和会计知识,达到会计电算化中级知识培训的水平;采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位,可设立此岗位,由主管会计兼任。
    四、实施会计电算化过程中,各单位可根据内部牵制制度的要求和本单位的工作需要,参照上条对电算化会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位。基本会计岗位和电算化会计岗位,可在保证会计数据安全的前提下交叉设置,各岗位人员要保持相对稳定。由本单位人员进行会计软件开发的,还可设立软件开发岗位。小型企事业单位设立电算化会计岗位,应根据实际需要对上条给出的岗位进行适当合并。
    五、建立会计电算化操作管理制度,主要内容包括:
    1.明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限,对操作密码要严格管理,指点专人定期更换密码,杜绝未经授权人员操作会计软件。
    2.预防已输入计算机的原始凭证和记帐凭证等会计数据未经审核而登记机内帐簿。
    3.操作人员离开机房前,应执行相应命令退出会计软件。
    4.根据本单位实际情况,由专人保存必要的上机操作记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等内容。
    六、建立计算机硬件、软件和数据管理制度,主要内容包括:
    1.保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件,要经常对有关设备进行保养,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生。
    2.确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除;对磁性介质存放的数据要保存双备份。
    3.对正在使用的会计核算软件进行修改、对通用会计软件进行升版和计算机硬件设备进行更换等工作,要有一定的审批手续;在软件修改、升版和硬件更换过程中,要保证实际会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督。
    4.健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性。
    5.健全必要的防治计算机病毒的措施。
    七、建立电算化会计档案管理制度,主要内容包括:
    1.电算化会计档案,包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据;会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表(包括报表格式和计算公式)等数据。
    2.电算化会计档案管理是重要的会计基础工作,要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理,由专人负责。
    3.对电算化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作,重要会计档案应准备双份,存放在两个不同的地点。
    4.采用磁性介质保存会计档案,要定期进行检查,定期进行复制,防止由于磁性
    介质损坏,而使会计档案丢失。
    5.通用会计软件、定点开发会计软件、通用与定点开发相结合会计软件的全套文
    档资料以及会计软件程序,视同会计档案保管,保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年。

  • 2018-08-08 15:55 龚天宏

    【摘要】本文从会计电算化管理的现状出发,分析了我国会计电算化管理过程中舞弊现象出现的原因,并针对性的提出对会计电算化舞弊的防范措施。 一、我国会计电算化管理现状 电子计算机在会计信息处理中的应用,加快了会计信息的处理速度,提高了会计信息的质量,减轻了会计人员处理大量数据的负担,为加强会计内部控制提供了有利条件。但随着会计电算化的飞速发展,利用电算化系统的弱点进行的舞弊违法犯罪活动也有所增加,给企业和社会造成了严重的损失。 会计电算化过程中的舞弊是指某些人员为了达到个人目的,利用业务便利或者不按操作规程或未经允许上机操作,对会计电算化系统进行破坏、恶意修改、电子偷窃和人工偷窃等故意行为。概括为:非法改动业务数据,在经济业务数据输入计算机之前或输入过程中,通过虚构、修改、删除等手段来达到个人目的;非法改动财务软件应用程序或文件;非法修改、销毁输出报表、将输出报表送给公司竞争对手或利用终端窃取机密信息等;其他非法操作,如冒名顶替、盗取密码或磁卡非法进入、仿造或模拟等。 二、会计电算化过程中舞弊现象的原因 (一)会计电算化过程中所应用的软件本身并不完善,存在一定的技术性缺陷 会计电算化过程中安全性与保密性存在着诸多的问题和不足,如:许多软件缺乏操作日志记录功能,对操作人、操作时间和操作内容没有具体记录,出现问题不便于追究责任;数据库缺少必要的加密措施,可以很方便的从外部打开修改等等。这些都为舞弊提供了便利。 (二)会计电算化过程中的内部控制制度存在缺陷 1.缺乏有关的操作管理制度和系统维护管理制度。会计人员操作计算机不正确造成系统内数据的破坏或丢失,影响系统的正常运行。 2.财务人员分工模糊,没有严格的授权制度。实行电算化后,一些传统的核对、计算、存储等内部会计控制方式均被计算机替代,如总账和明细账都由计算机根据审核后的会计凭证自动登记和归集,取消了手工条件下两者的核对工作等等。而不少单位没有建立与之相配套的新的内部控制制度对此加以约束,操作人员有可能超越权限或未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,篡改、复制、伪造、销毁企业重要的数据,以达到个人目的。 3.会计电算化档案管理制度不完善。存储会计档案的磁盘和会计资料不能及时归档,或已经归档的内容不完整,没有及时制定相应的会计电算化档案保管人员职责,造成会计档案被人为破坏和自然损坏,乃至单位会计信息泄密。 (三)财会专业人员计算机知识欠缺 会计电算化要求会计人员既要掌握一定的会计专业知识,还要掌握相关的计算机知识和财务软件的使用技术以及保养和维护。而一般会计人员对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,对违法行为不能及时发现。 (四)审计不力 主要是企业内部审计不力,不能及时发现问题,使会计工作中存在的隐患不能及时解决;审计人员对会计电算化的工作本身不是太了解,对计算机不熟悉,无法做出正确的判断。 三、针对会计电算化过程中舞弊现象的防范措施 会计电算化系统的舞弊虽然隐蔽且智能化较高,但只要针对性地采取正确的防范措施,就可以起到防患于未然的作用。 (一)结合企业自身的特点和国家的有关规定选择适合的财务软件,从源头上进行控制 企业在购买软件时,应结合自身特点,购买市场上开发比较成熟的软件,注意系统权限设置、安全性和保密性等关键因素;购买后,应先进行试用,发现问题及时与商家联系,进行系统完善。 (二)完善制度,规范管理 财政部制定的《会计电算化工作规范》指出:“开展会计电算化的单位应根据工作需要,建立健全包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度。” 1.制定有关的操作管理制度和系统维护管理制度。包括:会计软件的操作工作内容和权限,操作密码的严格管理,预防会计数据未经审核而登入机内账簿;保存上机操作记录,防止各种非法人员上机操作,建立操作日志制度。一旦出现问题,顺藤摸瓜,可以查清责任者。 2.实行严格的授权控制。利用财务软件权限控制功能,通过对不同人员权限的分配、设置密码等手段对上机操作和动用系统资源加以控制;必须对计算机软件开发人员操作权限进行严格的限制,不允许软件开发人员有会计记账、修改、出纳等权限;主管会计应熟悉财务软件,严格掌握操作人员的权限确定权,从而达到保证操作权限控制的有效性,进而保证会计信息和会计资料的真实性、合法性。 3.建立财务人员内部牵制制度。财务软件的应用,要求企业按内部牵制原则合理分工,工作人员在工作中互相制约、互相监督,从而防止工作差错或故意舞弊等现象的发生。在采用新的内部控制手段时,不能完全放弃传统的内部控制方式,如职务分离控制、业务程序控制等仍将有效地发挥积极作用。 4.加强会计电算化档案管理。会计档案管理是实行会计电算化后会计工作连续进行的保障,是保证系统内数据安全与完整的关键环节,也是会计信息得以充分利用的保证。具体做法中应特别重视的有: 1)现金、银行存款订本式日记账,手工登记账簿与计算机生成账簿并行; 2)对存有会计信息的磁性介质改其他介质,应视同会计资料或档案进行保存; 3)会计电算化系统开发的全套文档资料,视同会计档案保管。 (三)培养复合型的会计人才,适应会计电算化工作的要求 应注意培养“会计——计算机——管理”型的复合型人才,以促进会计电算化的顺利发展。同时还要加强会计人员的思想教育,两手并重。 (四)加强审计监督 加强审计监督有两层含义:一是通过审计人员对会计电算化系统的每一个环节进行核查监督,并审核和评估内部控制制度,发现内部控制系统的弱点,改善内部控制;二是要提高审计人员的素质,加强对舞弊手法的甄别能力,同时要加快审计电算化的开发和应用,以适应对会计电算化系统的审计要求。 四、结束语 从以上论述可以看出,要加强会计电算化的管理,保证会计信息的质量,防止舞弊的发生,关键在于完善和加强会计电算化的内部控制制度,从会计工作人员的日常基础工作做起,才能达到使会计电算化方便、快捷、准确、安全地为企业提供服务的目的。
    希望采纳