我们每天办公时，总离不开与各种文件打交道，在这个“Time Is Money”的时代中，我们办公时很难有这么多的时间处理成堆的文件，因此我们需要将它们分类转移到一些贮藏室，需要时再取出。而我们转移时也并不是简简单单的移走就行了，我们需要有一个周密的计划，有很多必要的步骤，这样是为了能够安全的保存大量的文件资料。

1.在转移之前计划好新的档案。

2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。

5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。

7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。

这样就能够做到时间规划，到一定时间完成工作并处理下一个文件，安全又高效。