据统计，在国内出版的上百种秘书学教科书和秘书工作论著中，概述秘书定义的就有几十种。归纳起来，有参谋助手说，也有办文、办会、办事说；有辅助决策说，也有政务、事务服务说；有职业说，也有职务、职称说；有所谓“天上”、“地下”说，也有狭义、广义说等等。仔细分析，各种说法都有其存在的理由和合理的内核，但从科学角度看，都值得商榷。比如，目前新出版的秘书上岗资格考试全国通用秘书学教材，它综合了以往各说之长，重新给秘书下了一个定义。狭义秘书定义是：“专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的员”。广义秘书定义是：“位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息助手”。有认为此写文章强调，这个定义是以某部名义下文规定的资格考试教材的标准答案，因此，具有很高的权威性。这里暂不去探究这个定义是否有“官本位”性质，但以“权威性”来论证定义的科学性是没有说服力的。
综合研究这个定义，其主要特点是：一、反映了秘书的工作实际，是“直接位领导工作服务”的；二、抓住了秘书的基本职能，是“协助领导处理政务及日常事务”的人员。但是也存在一些问题：一是在思维方法上应从宏观总揽全局，而不要孤立地、切割式的自看外在表象，没有必要把从事统一工作的人从不同分工、不同服务方式中分为狭义或广义。二是下定义不是作文章，不必罗列引证许多具体事实，而要通过具体-抽象-具体的科学思维方法，透过现象看本质，从而得出即合乎事实，又反映事物本质并能划定事物定在范围的总概括；三是定义中涉及的行业术语、命题、概念和问题太多，诸如“办公室程序性工作”、“处理政务及日常事务”、“为领导决策及其实施服务”以及“办理文书”、“联系各方”、“保证领导工作正常运转”、“直接为领导工作服务”、“为各方面服务”、“事物与信息助手”等等，还附加一些“专门”、“位居领导人身边”之类的特殊要求。这里暂不去分析定义中有些说法的互相重复、文字表达的不合逻辑和概念是否准确，值得一提的是，我们完全可以在原来的基础上重新“加工制作”，概括、简化出一条新的定义。
秘书定义应作如下表述：“秘书是为领导工作服务的办公室人员，是领导的参谋和助手”
对这个定义，须作一些解释和说明：
一、这个定义是通用的。
人们可根据服务对象和机构名称的不同，将定义中的“领导”、“领导工作”、“办公室”改换为相应的称谓，它就既适用于古今中外全人类，也适用于各个不同行业。这个定义既是中性的，也可以是有鲜明的时代性和阶级性的。
二、 这个定义反映了秘书的工作实际，揭示了秘书的职能特征和本质，从职业角色和形象上给秘书定了准确位置。
这里关键要看是否是“办公室人员”。通常而言，办公室人员（不论是但个人或群体）是专门、直接从事为领导工作服务的，有时也笼统地称谓办公室是领导的秘书班子。
这既是提出狭义和广义秘书定义的根据，也是定义秘书的难点所在。众所周知，办公室是领导机关中十分庞杂的综合办事机构。在这个机构中，一部分人员专门、直接、紧紧围绕领导工作运转，这就是秘书人员（个人或集体），而另一部分人不专门、直接为领导工作服务，而主要从事机关里其他业务工作。这部分办公室人员就不应归属与秘书的范围内。否则，既违背了秘书存在的初衷，也会给现实工作和米数学理论造成人为的混乱。
五、明确秘书是为领导工作服务的，这一点是点睛之笔，至关重要。
为领导工作服务包括范围广。就当参谋助手而论，既要参与正午，有要办理事务；既要万无一失地做好办文、办会、办事等日常工作，确保领导工作日常运转，又要做好信息调研、督查检查、协调综合，为领导决策及其实施服好务。就服务方式而言，既要紧紧围绕领导工作为领导提供智力服务，出谋献策；又要为具体事务工作付出大量的劳动。然而，这里需要特别指出的是：在实际工作中，领导并不是在什么时候、什么场合、什么关系、什么事情上都可以“领导身份”出现的，比如，在家庭，他就是女儿、夫妻、兄弟姐妹或父母的身份；对老师，它就是病人的身份。所以，领导不能处处摆领导的架子，以领导身份自居；秘书则应该明确，超出领导身份和领导工作范围以外的服务。既不属于自己的职责，也应该有所清醒。
六、 这个定义对秘书内涵与外延的界定，也是确定性和非确定性的统一。
所谓确定性，是指秘书的服务对象是明确的，工作职责是明确的，所属人员是有限定的，秘书与领导的位置是不可颠倒的。但是，它又是如此的不确定，因为领导工作的内容、形式和表现方式是多样的，这就决定了秘书工作的多样性。在办公室内，不是专门秘书人员，有时也会做许多秘书性的工作；而秘书人员也经常做一些非秘书性的工作。就领导和领导工作而言，有时也会掺杂一些非领导身份和非领导工作的成分，绝对的界限是很难划分清楚的。所以，在工作原则上人们只能从行为准则的高度明确是非界限，在科学研究中人们只能概念准确的要求来揭示和表述其内涵和外延的规定性，除此而外，无限广袤的世界，不可避免的存在着许多例外的、游离的、多元化的复杂情况。如果硬要人为地整齐划一，强求包罗万象，面面俱到，那时不现实的、非辩证的。
科学的定义秘书概念，具有重要的现实意义和理论意义。怎样认识秘书？秘书是什么形象？秘书人员与办公室人员有什么区别？秘书和领导是什么关系？秘书定义应该成为人们认识的前导。秘书学应有自己的逻辑起点和基本概念，科学地定义秘书，不仅能为秘书学的建立和发展打下坚实的基础，而且会这门学科的体系构成、内容全面展开提供合乎逻辑的、顺理成章的基本思路。