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清晰透彻!一文记清跟单员“跟单要求”和“跟单流程”!
帮考网校2019-05-16 16:19
清晰透彻!一文记清跟单员“跟单要求”和“跟单流程”!

通过跟单员考试后,如何成为一名真正的跟单员呢?要做到以下的跟单要求:

1)工作要始终开朗自信、热情大方,服务要到位,给客户留下好印象,取得客户信任。

2)全面熟悉公司产品,报价,制样,订单审批,生产,质检,验货,出货流程。这是为客户提供专业服务的基础。

3)沟通:向上,积极及时汇报每日工作情况;向下,第一时间传达上级指令,并追踪确保一切正常运转;

4)追踪:做到多问、多查。多问生产部生产进度,多下车间核查货物实际生产情况,查看是否符合客户要求,有无质量问题,并了解熟悉该产品具体结构和材质等。对产品生产和出货数量、外购的配件要时时盘点,进行监控和调整,有效地保证每一环节顺利进行。

5)关注进度、做好统计工作:要经常关注生产进度,预先提醒各部门做好准备,避免某环节脱节耽误出货(如采购不到位,其实完全可以先预测部件或材料须到货的时间,然后去追踪生产部或采购部,要求早做准备)

6)协调:不仅要关注产品动向,同时要时常关注各部门间合作是否紧密协调,如发现问题要及时沟通解决,提高生产效率……

7)保密:向下:不要向车间人员透露客户信息和订单动态,以免影响工人积极性。向外,不要交流和其他客户的情框。

8)分清主次:每一天上班时要明确当天的工作,下班前回想今天工作情况,并做好明日工作计划。分清主次,确保完成最主要和最重要的事情。合理利用时间,及时完成并超额完成工作。

9)工作中要多思考、多总结,可记录成文,用于平时警戒。

10)充分利用网络资源,查询资料弥补知识。

知识是从实践中得来的,所以满腹的理论是没用的。即使一个简单的仓库管理员的工作也需要日积月累的耐心和细心,我们若以后做外贸更是不能缺少这两个最基本的。

外贸跟单流程

与客户联系谈判签约--->对客户OEM合约--->配合设计部,校对文字--->详细填写产品结构表--->传真至厂长办公室--->产品结构表,包装配置表传真至采购部--->产品结构表传真至技术部参考--->回传至外贸部存档--->工厂及财务各部门审单--->外贸部跟进生产进度--->将生产进度表传真给客户方--->填写验货通知单并传真--->验货完毕出货,出单证-->整单完毕

第一步:与客户联系谈判签约。对客户要求的产品物料包装等各方面内容细节进行整理,形成条理清晰的中英文合约。

第二步:对客户OEM合约,或者特别要求的,或者其它需要改动的产品形成详细的备注表。内容一般包括:客户信息,货号,货名,规格,数量,单位,CBM,单价,金额,物料颜色,物料香型,交货地址,交货期,付款方式,瓶体及纸盒设计,产品防护需要达到的程度,外包装情况(纸箱是否打包带,生产日期和有效期喷码内容),内包装的保护(是否需要垫板,海绵)以及合约签订地点,时间,合约号码,交货地点,装运码头,唛头,保险,仲裁条款和特别条款等。

第三步:配合设计部,校对文字。由外贸部在2-3天内独立形成书面内容,交由设计部设计,设计部签收,一般要求在交货期前15日设计出来交由印刷厂制版印刷。

第四步:根据合约及生产备注表所要求,详细填写产品结构表,包装配置表。

第五步:产品结构表,包装配置表填写无误后,传真至厂长办公室,注明确切交货日期,以保证发货期。

第六步:产品结构表,包装配置表传真至采购部以备采购。

第七步:产品结构表传真至技术部参考。如客户有特殊要求(配方/香型/物料颜色/包装图样),由技术部根据客户所要求提供产品成分表,添加量百分比,产品特点,使用方法,注意事项以供客户备用。

第八步:工厂办公室/采购部/技术部在收到产品结构表后确认无误,签名,回传至外贸部存档。

第九步:工厂及财务各部门审单,确定外箱情况(规格,喷码,是否打包带),包装及内容物,采购,生产灌装。

第十步:外贸部跟进生产进度,形成书面生产进度表,由工厂如实填写,保证发货期。在部分已生产货物中,工厂提供船头板,由外贸部寄给客户确认,并保留邮寄单据。

第十一步:将生产进度表传真给客户方,敦促客户提前汇款。

第十二步:生产完成,填写验货通知单并且传真给客户准备验货。如需要特别认证或由验货机构验货,则验货通知单提前3日通知认证机构或验货机构。

第十三步:验货完毕,验货报告备传真客户结收货款,出货,出单证,整单结束。

怎么样是不是太细致了简直了!童鞋们可要好好掌握跟单员考试的这些内容,考试都是高频考点呢。

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