1. 审核文件准备：行政人事部需要准备所有与质量管理相关的文件，包括ISO9001质量体系手册、程序文件、工作指导书等。

2. 内部审核准备：行政人事部需要参与内部审核，确保所有质量管理文件的有效性和符合标准要求。

3. 培训准备：行政人事部需要对员工进行培训，确保员工了解ISO9001质量体系的要求和标准。

4. 处理非符合项：行政人事部需要对内部和外部的非符合项进行处理和纠正，确保质量体系的连续改进。

5. 筹备会议：行政人事部需要参与外审前的准备会议，与其他部门协调，制定外审计划和程序。

6. 确保现场准备：行政人事部需要确保现场准备充分，包括会议室、设备、文件等。

7. 协调沟通：行政人事部需要协调各部门之间的沟通和协作，确保外审顺利进行。