值班人员在确定火灾时，需要遵循以下步骤：

1.观察异常现象：值班人员应密切观察周围环境，如发现烟雾、火焰、异常气味等疑似火灾现象，应立即提高警惕。

2.核实情况：在发现异常现象后，应迅速核实是否为火灾。可通过以下方式进行核实：

a.询问现场人员：了解现场情况，确认是否有人看到火灾发生。

b.检查报警系统：检查火灾自动报警系统是否发出警报。

c.观察烟雾和火焰：判断烟雾和火焰是否持续扩大，以及火势是否蔓延。

3.报警：在确认火灾后，立即拨打火警电话119，并报告以下信息：

a.火灾发生地点：详细描述火灾发生的具体位置。

b.火灾情况：简要描述火势、烟雾等情况。

c.人员情况：告知是否有人员被困或受伤。

4.启动应急预案：根据单位或场所的应急预案，组织人员疏散，确保人员安全。

5.初期灭火：在确保自身安全的前提下，对火源进行初期灭火，如使用灭火器、消防栓等。

6.配合消防部门：在消防部门到达现场后，积极配合消防人员开展灭火和救援工作。

通过以上步骤，值班人员可以较为准确地确定火灾，并采取相应的措施。请提问者注意，在火灾发生时，务必确保自身安全，并尽快报警，以免造成更大的损失。

希望以上回答能够帮助提问者解决问题。如有其他疑问，欢迎继续提问。祝您工作顺利！