2019年下半年秘书资格考试即将来临，已经报名的同学已经开始积极备考了，今天小编便来整理一些知识点，以供大家加深巩固知识点：

办公室事务和管理

鉴定要点与重点提示

一、鉴定要点

掌握维护责任区工作环境的基本要求;正确识别办公场所和常用设备的隐患;掌握日常 办公室事务的处理方法，包括邮件或文件的收发、接打电话、办公用品的发放和管理;能够 合理安排日常工作及上司交办的工作;对日常办公事务进行协调;熟悉办公用品和易耗品的 范围和分类。

二、重点提示

1.经常清洁整理责任区

（1）秘书要经常清洁整理由自己负责的办公区。

（2）清洁整理本人参与的公用区域。

2.设备、物品要放置适当、取用有序

（1）本人经常使用的办公用品和设备摆放有序，方便操作。

（2）公用资源摆放有序，用后归位。

3.办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

（1）地、墙、天花板、门、窗的安全。

（2）室内光线、温度、通风、噪声、通道方面的隐患。

（3）办公家具方面的隐患。

（4）办公设备及操作中的隐患。

（5）工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

（6）工作中疏忽大意造成失密的隐患。

（7）火灾或消防中的隐患。

4.收、发文件或邮件的工作程序

（1）收文件或邮件的工作程序包括：签收、拆封、登记、分类。

（2）发文件或邮件的工作程序包括：查对、检查附件、分类、标记、检查邮编、签名、 登记、了解有关规章制度和寄发时间。

5.上司不在时，秘书处理信件或邮件的方法

（1）将公司和外来的信件或邮件分开，并把内容大致记录下来。

（2）主动与上司联系，告诉上司需要亲自处理的邮件或信件。

（3）把信件或邮件交给公司有权处理的人回复。

（4）把寄给上司的信件或邮件连续编号。

（5）把需要上司亲自处理的信件或邮件保存下来，并在通知发件人已收到的信中告诉对方何时可以得到回复。

（6）把积压的信件或邮件分别装入纸袋中，标上“需要××处理”的字样。

6.接打电话

（1）处理电话留言的一般塬则：简洁、完整、准确、及时送达。

（2）接电话的方法

①“响铃不过叁”。

②有问候语。

③如果来电要找的人不能接听电话，要恰当回答。

④注意接电话的语调。

⑤做好电话记录。

（3）拨打电话的方法

①首先报出本人的姓名和单位名称。

②如果想留言请对方回电，要留下自己的电话号码。

③要问对方此时打去电话是否方便。

④注意自己的语言。

⑤适时结束通话并用规范的结束语。

7.办公用品的发放程序

（1）指定专人发放。

（2）按单位的有关制度和规定时间发放。

（3）紧急物品发放必须有相应的程序处理。

（4）填写物品申领表，由授权人签字批准。

（5）清点核实发放的办公用品。

（6）提醒领取部门或个人节约使用办公用品。

8.节约使用办公用品的措施

（1）复印机：填写申请表;发复印卡以限制部门使用;彩色复印要统一管理。

（2）传真机：指定专人使用;做好登记并保留发送记录。

（3）计算机、打印机、因特网：限制使用，彩色打印要集中管理;严格管理因特网的使 用。

（4）电话、移动电话：控制打私人电话和国内国际长途电话;按规定使用移动电话。

9.用ABCD法则排出工作的优先等级

A类：重要并紧急的，必须立即做、优先做。

B类：重要而不紧急的，应接着处理。

C类：紧急而不重要的，有时间才做。

D类：不重要又不紧急的，可以不做。

10.有效利用时间的方法

（1）明确自己的工作任务和职责。

（2）要区分常规工作和非常规工作。

（3）分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，科学有序地完成工作任务。

（4）巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。

（5）使用办公辅助手段帮助组织工作。

（6）安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、延误或降低团队的整体效益。

（7）要遵照组织制定的规章制度和有关工作的承办周期安排工作。

（8）秘书要记好工作日记并认真分析、评估自己利用时间的有效程度。

11.日常办公事务的协调

（1）内部会议室的预订工作。

（2）用车预订工作。

（3）协助同事印制名片。

（4）协助安排各办公室的桶装饮用水。

（5）协助组织入口处的出勤登记打卡工作。

（6）按组织要求，保证接待岗位上班时间都要有人。

12.掌握好协调工作的基本塬则

协调时应从组织的整体利益出发，先考虑重要、紧急、难度大、不方便的工作或事情， 通过协调力求安排好次要、非紧急、难度小或较方便的工作或事情。

以上便是小编整理的知识点，希望能够帮助到大家。