收到客户合同违约金,出纳要拿什么单证

2采购产品时给出纳让采购填写用款借据，回来报销时除了填写报销单还要给采购写收据吗，这个收据需要怎么写是一式两份的吗？如果不写应该怎么操作，谢谢大家教教我，感谢了